Modulos ERP OSP

Características.

Es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), un software que integra y gestiona las principales funciones y procesos industriales en las diferentes áreas de la compañía, como finanzas, contabilidad, recursos humanos, gestión de inventario, ventas, compras, producción, etc.

OSPOST ERP cuenta con los siguientes módulos:

2.1.       Módulo Administración:

Este módulo generalmente se encarga de las funciones de gestión central, como la administración de usuarios, roles, permisos y configuraciones globales del sistema.

  • Parametrización       información  general          de       la         empresa(identificación, dirección, logo)
  • Gestión de reglas estándar
  • Creación y gestión de roles (definición de cargos), asignación de permisos.
  • Creación de usuario (terceros) y asignación de rol/cargo, asignación de sucursal.
  • Asignación de sitios de trabajo por usuario
  • Asignación de permisos adicionales por tercero.
  • Clonación y asignación de permisos y roles establecidos de usuario a otro usuario.

2.2.        Módulo Financiero:

Gestionar las actividades financieras de la empresa.

  • Proyecciones de gastos de movimientos
  • Flujos
  • Herramientas de análisis financiero para evaluar el rendimiento y la rentabilidad de las operaciones mineras.
  • Control de flujos de efectivo y gestión de liquidez.
  • Monitoreo de inversiones financieras.
  • Registro y seguimiento de activos fijos, como maquinaria y equipos mineros.a
  • Cálculo de depreciación y amortización.
  • Creación y seguimiento de presupuestos financieros.
  • Comparación de presupuesto frente a gastos reales.
  • Identificación de desviaciones presupuestarias.

2.3.       Módulo de Producción:

Seguimiento y gestión de los procesos de producción, incluyendo planificación de la producción, control de inventario y seguimiento de la cadena de suministro.

  • Gestión de estructura de niveles de producción
  • Creación y gestión de Centros de Operaciones Mineras.
  • Creación y gestión de patios de acopio (asignados a un centro de operaciones).
  • Creación de bodegas y multi-bodegas en un centro de operaciones.
  • Creación y gestión de Pilas de carbón
  • Creación y gestión de producto, tipo de producto y granulometría
  • Creación de vagones con asignación de QR y peso tara
  • Proceso operativo peso cargue de material en los vagones

2.4.       Módulo Contabilidad:

Registro y seguimiento de todas las transacciones financieras de la empresa, generación de informes contables y cumplimiento de regulaciones contables.

  • Gestión de terceros contable (asignación obligación, responsabilidad tributaria)
  • Parametrización plan de cuentas (PUC), auxiliares.
  • Gestión de conceptos (asignación a módulos y obligaciones tributarias para  impuesto).
  • Parametrización periodos, tipos de comprobante, tipos de terceros, tipos obligaciones, tipos impuestos, año fiscal, impuestos.
  • Configuración bancos, cuentas bancarias, chequeras.
  • Causaciones de Comprobantes.
  • Creación de archivos planos.
  •  Reportes de libros contables (libro auxiliar, libro diario, libro mayor y balances, balance general y balance de comprobación, balance estado de pérdidas y ganancias.
  • Certificados de Retenciones.
  • Cierres de año fiscal.
  • Procesos de saldos iniciales.

2.5.       Modulo Facturación electrónica:

Emisión y gestión de facturas electrónicas. Integración de software Propio conexión api de la DIAN para Facturación Electrónica

  • Parametrización de tipos de documentos, asociación de prefijos/rangos de numeración
  • Proceso de Registro de Facturador Electrónico ante la DIAN en el proceso de Habilitación.
  • Proceso de Modo de Operación Electrónico ante la DIAN (id software, pin, rangos de pruebas – prefijo del set pruebas, clave técnica)
  • Realización de fase de set de pruebas para elaboración de facturas electrónicas permitidas por la DIAN:
  • Facturas electrónicas = 8
  • Notas debito= 2
  • Notas crédito= 2
  • Trámite y adquisición de Certificado Digital a través del software Propio
  • Envíos de tipos de Facturación (estándar, transporte)

2.6.       Modulo Talento Humano:

Gestión de recursos humanos, incluyendo reclutamiento, selección, nómina, capacitación, evaluaciones de desempeño y administración de personal.

  • Gestión de cargos, gestión de entidades públicas y privadas de la salud, cargos Sena, cuentas bancos empleados.
  • Creación y gestión de Contratos laborales (automatización de contratos o documentos legales para contratación de empleados).
  • Reclutamiento y selección de personal (hoja de vida corporativa, entrevista, evaluaciones técnicas, visita domiciliaria).
  • Creación y gestión de hoja de vida de empleados.
  • Negociación de salarios a empleados.

2.7.        Módulo de Nómina:

 Administración de la nómina de empleados, cálculo de salarios y retenciones.

  • Gestiones
  • Diagnósticos incapacidades
  • Periodos
  • Entidades
  • Labores
  • Tarifas por labor
  • Tipos de ausentismos
  • Prestamos
  • Novedades de prestamos
  • Registro de datos adicionales de negociaciones por empleado (salario a medio tiempo, tipo liquidación de horas extras, salario tipo destajo)
  • Registro de incapacidades, licencias, permisos, ausentismos, vacaciones por empleado
  • Registro de horas extras, novedades, consumos casino, labores por empleado
  • Gestiones para el módulo contable que competen a nomina
  • Bancos
  • Conceptos
  • Conceptos globales
  • Grupo conceptos
  • Secciones de grupos de conceptos
  • Parametrizaciones
  • Reglas conceptos
  • Reglas incapacidades
  • Proceso modo operación nómina electrónica
  • proceso set de pruebas nómina

2.8. Modulo Gestión Laboratorio:

Control y registro de datos de laboratorio, que puede ser importante para el análisis de calidad de productos como el carbón.

  • Recepción de muestras de material para análisis de laboratorio (asignación de centro de operaciones y pilas de origen para análisis).
  • Proceso de análisis de laboratorio para determinar la calidad de muestra tomada de la pila (identificación de análisis humedad superficial – residual y total, ceniza, materia volátil, azufre, poder calorífico, FSI, carbono fijo).
  • Análisis Ashprobe.
  • Proceso de reconteo o rechequeo de análisis de muestra.

2.9.  Modulo Comercial:

Gestión de ventas, seguimiento de clientes, pedidos y comisiones de      ventas.

  • Gestión de equipo de trabajo
  • Creación de etapas de ventas, grupos, miembros, equipos de trabajo, tipos de tratos y personas de contacto.
  • registro y control de prospectos de ventas
  • Gestión de tratos (asignación de etapa embudo, material, persona contacto)
  • control de etapa del trato (abierto, espera, obtenido, perdido, cerrado)
  • Gestión de actividades, llamadas, notas y documentos de los prospectos y tratos establecidos con los clientes.
  • Creación de negociaciones de los tratos logrados con los clientes.

2.10.    Modulo Costos:

se determina el costeo por procesos, una forma de sistema de acumulación de costos, que parte del área de cada mina para luego pasar al área de planta, es ahí donde se concentra el costo de cada producto o mineral obtenido.

  • Control y seguimiento de costos de producción y operativos.
  • Reporte costos por procesos
  • Reporte costos por órdenes de trabajo
  • Reporte costos por actividades (ABC),
  • Costos por servicios de terceros, por labores, o por niveles.

2.11.    Modulo Cartera:

Gestión de cuentas por cobrar y seguimiento de pagos pendientes.

  • Identificación de cuentas por cobrar
  • creación de abonos / pagos de cartera clientes
  • Histórico detalle de pagos/abonos de facturas
  • registro de causaciones de préstamos a empleados
  • registro de abono de préstamos causados.
  • reporte de abonos detallados, impresión de cuentas de cobro
  • Reporte de cuentas por cobrar detallado / general (identificar saldos, fechas     vencimiento)
  • Reporte estado mensual de cartera.
  • Modulo Tesorería:
  • Registro de causaciones a proveedores (generación automática de impuestos    asignados al proveedor)
  • Registro/causación de anticipos a proveedores
  • registro de abonos a causaciones a proveedores
  • reportes detallados y general (anticipos, abonos, pagos entre fecha a proveedores).
  • Cruces de anticipos proveedores.
  • Reportes de saldos pendientes saldos pendientes detallado y general por proveedor

2.13.    Mantenimiento industrial:

Planificación y seguimiento de tareas de mantenimiento de equipos y activos.

  • Planificación de mantenimientos en hornos
  • lanificación y mantenimiento de equipos
  • Planificación y seguimiento de obras
  • Planificación y seguimientos de proyectos
  • Consumo de suministros para mantenimiento

2.14.    Modulo Suministros:

Gestión de suministros necesarios para la operación de la empresa.

  • Gestión de inventario de materias primas (creación producto, asignación en   bodegas, costo, control unidades de inventario)
  • creación de órdenes de consumo (solicitud de insumos para producción, aprobación y control de entrega de material al responsable)
  • proceso de requisición de materias primas.
  • Proceso ordenes de compras, pedidos.

2.15.    Modulo Inventario Carbón:

Gestión de inventario específica para el carbón, incluyendo seguimiento de existencias y movimientos.

  • Gestiones (líneas de productos, productos x línea)-
  • Gestión rangos de calidad permitidos por producto
  • Gestión precios ponderados de compra por producto
  • Gestión techos y seguridad por producto
  • Gestión agentes comerciales
  • Gestión Zonas mineras
  • Gestión centros de acopio por zonas mineras
  • Proceso requerimientos de materias primas
  • Proc     eso negociaciones por requerimiento
  • Proceso calidades de producto por negociación
  • Creación de proveedores
  • Proceso cargue de soportes por proveedor
  • Aprobación de negociaciones y proveedores
  • modificaciones a la negociación e histórico de modificaciones
  • reporte de negociaciones aprobadas
  • Creación y asignación de calidades, techos, inventario y precio al tipo de material.
  • Solicitud de requerimiento de materias primas (asignación de tipo de carbón, calidad del producto.

2.16.    Módulo Báscula:

  • Lectura y registro de pesajes
  • Reporte de movimientos
  • Reporte de tickets

2.17.    Módulo de transporte

  • Gestión de terceros, vehículos, remolques
  • Gestión de rutas, sedes
  • Gestión de productos, subproductos, tolerancias
  • Creación de reglas establecidas para procesos automáticos.
  • Verificación de estados del vehículo
  • Programación de despachos de viajes
  • Creación de ordenes servicios, planeación y logística de viajes, ofertas de viajes, postulaciones
  • Anticipos de viajes.
  • Envíos de datos terceros, clientes, vehículos, remolques al RNDC
  • Envío de datos a la plataforma del RNDC inserción datos OSPOST a RNDC
  • Revisión datos y recibo de respuestas de la plataforma RNDC al sistema OSPOST
  • Registro de conceptos automáticos para viajes de transporte de carga
  • Ordenes de cargue, remesas, manifiestos envío al RNDC y recibido de respuesta del RNDC.
  • Manifiestos vacíos envío al RNDC y recibido de respuesta del RNDC
  • Cumplidos de remesas y manifiestos envío al RNDC y recibido de respuesta del RNDC
  • Liquidaciones del viaje
  • Acumulado de remesas por facturar a clientes.

2.18.    Modulo MTC (modelo trabajo colaborativo): 

Registro, control y seguimiento de solicitudes realizadas por los colaboradores de las diferentes áreas con el fin de gestionar una solución por el ente encargado.

  • Creación de tickets y asignación de documentos según requerimiento.
  • Informes de ticket
  • Creación de proyectos, backlog, épicas y tareas del proyecto.
  • Creación de tareas, avances.

2.19.    Modulo Gestión Documental:

Registro y almacenamiento de información y documentos de la organización

  • Gestión de Registros documentos e imágenes
  • Creación de variables para registro de datos del formulario por el usuario establecido
  • Clasificación de documentos por sucursales y usuario
  • Envío de documento desde la plataforma al usuario mediante el WhatsApp para su firma respectiva
  • Archivo de documentos a través de secciones preestablecidas.

3.     Características del Sistema:

El proyecto de desarrollo e implementación del ERP se realizará en 5 fases:

  • Fase 1: Diseño y análisis           
  • Fase 2: Desarrollo
  • Fase 3: Implementación
  • Fase 4: Seguimiento y Control
  • Fase 5: Go Live y realimentación

4.     Funcionamiento del servicio:

OSPOST S.A.S Brinda su infraestructura Física y Recurso Humano para los procesos de Diseño, Desarrollo, Capacitación y Documentación del sistema Basado en Framework     OSPOST el cual se implementa íntegramente en la nube permitiendo el trabajo y la trazabilidad de las operaciones en tiempo real   disponible en cualquier dispositivo móvil con acceso a internet.

Los servicios de Diseño, Desarrollo, Capacitación y Documentación del sistema Basado en Framework OSPOST serán realizados en la calle 14 # 17-38 local 201 Barrio El contento bajo Dirección de la Compañía OSPOST S.A.S como representante legal el Ingeniero Daniel Alberto Reyes Ramírez TP:121122-0569456 NTS

El servicio Será Alojado en los servidores el cliente o el proveedor dependiendo negociación el cual será responsable de recurso Físico Tales como servidores de        alojamientos, servicio de Internet e integridad de datos